Vom Problem zur Lösung

Lösung

Sinnvolles Vorgehen führt zur Realisierung

Die akribischste Analyse und die beste Idee nutzen nichts, wenn nichts umgesetzt wird. Dazu braucht es methodisches Vorgehen, vor allem aber Führungskräfte und Mitarbeiter, die aus eigenem Antrieb motiviert sind, “ihr Problem” zu lösen.

Fünf Schritte zum Erfolg:

  1. Problemsicht schärfen
  2. Kontrakt zwischen Beteiligten vereinbaren
  3. Zielzustand erarbeiten
  4. Lösungen finden und realisieren
  5. Stabilisieren und Verbessern

Selbst wenn in kleineren Vorhaben nicht jeder dieser Schritte eine eigene Phase markiert, es lohnt sich diese Stufen bewusst zu durchlaufen. Beispiel Prozessmanagement: In Anlehnung an den Deming’schen PDCA Kreislauf (Plan-Do-Check-Act), bietet sich in der Optimierung von Krankenhausprozessen eine zyklische Wiederholung an, ähnlich einem KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess). Was steckt nun hinter diesen fünf Punkten?

  1. Problemsicht schärfen

    Das wirklich akute Problem versteckt sich häufig hinter einer Vielzahl von Symptomen, bei denen nicht recht klar ist, was Ursache ist und was Wirkung. Um Zusammenhänge aufzudecken und die entscheidenden Einflussfaktoren zu erkennen, braucht es Hinschauen (und Messen), Intuition, Methodik – und etwas Zeit. Es lohnt sich, sich diese Zeit zu nehmen. Denn je klarer das Problem, desto einfacher finden sich gute Lösungen.

  2. Kontrakt zwischen Beteiligten vereinbaren

    Verändern tut weh. Ebenso die Einsicht, dass die guten Lösungen von gestern oder die eigenen eingefahrenen Routinen Hemmschuhe für die Überwindung des gern beklagten Status Quo sind. Wer Teil des Problems ist, kann es meist auch besonders gut lösen. Sie/er muss nur wollen. Bei aller Klarheit von Problemen, ist eine verbindliche Vereinbarung unter den beteiligten Akteuren ratsam, die festhält, wie und mit welchem Zeiteinsatz die Arbeit gemeinsam geleistet werden soll. (Sonst nützt auch ein externer Berater wenig.)

  3. Zielzustand erarbeiten (Prozessmanagement)

    Wie erledigen wir unsere Aufgaben in 6 Monaten? Wie erleben das unsere Patienten? Wie geht es uns dann? Statt an vorhanden Abläufen herumzudoktern, machen wir einen Zeitsprung in die Zukunft und beschreiben, wie wir in unserer Alltagswelt arbeiten werden, wenn das erkannte Problem gelöst ist. Das tun wir so genau wie möglich. Erst mit diesem Zukunftsbild vor Augen kümmern wir uns um die Frage, wie wir da hinkommen.

  4. Lösungen finden und realisieren

    Machbare Lösungen zu finden, klappt vielleicht nicht auf Anhieb. Es tun sich Hindernisse auf. Wir müssen Umwege gehen und es dauert … Macht alles nichts, solange wir uns Schritt für Schritt dem Zielzustand nähern. Wichtig dabei ist, jeweils genau zu schauen und zu messen, was sich positiv (oder negativ) verändert hat – und aus dieser Erkenntnis den nächsten Realisierungsschritt zu planen. Keine Perfektion beim nächsten Umsetzungsschritt. Etwas Fortschritt, aber zügig, genügt.

  5. Stabilisieren und Verbessern

    Stabilisierungsphasen, in denen sich die Dinge einspielen können, sind wichtig. Es geht immer noch etwas runder oder besser. Selbst das Bemühen, den einmal erreichten guten Stand zu halten, erfordert tägliche Anstrengung und konsequentes Handeln. Dazu braucht es einen organisatorischen Rahmen, Spielregeln in der Zusammenarbeit und regelmäßige Feedback-Runden, Coaching oder Schulung (nicht nur für neue Führungskräfte und Mitarbeiter).

Prozessmanagement im Krankenhaus versus Abläufe in der Industrie?

Der Unterschied: Im Krankenhaus geht es um Dienstleistung am Menschen, um ihre Gesundheit und manchmal um ihr Leben. In der Industrie geht es um Produkte oder Dienstleistungen für Menschen. Wenig Unterschied besteht dagegen in der Logik von Abläufen sowie im Bedürfnis der Mitarbeiter, anständig geführt und fair behandelt zu werden. Es kann also nicht verkehrt sein, Erfahrungen aus beiden Welten zu nutzen und voneinander zu lernen. Hier ein kleines Beispiel, wo die Industrie vom Arzt lernen kann: Simple Rules. Umgekehrt gilt das ebenfalls, vor allem bei patientennahen Prozessen, in denen (Verweil-)Zeiten eine große Rolle spielen. Anregungen zum Umgang mit zeitkritischen Prozessen (aus Industrieperspektive) finden Sie hier: http://www.scm-blog.de.